ビジネスパーソンにとって挨拶の一部である名刺交換。マナーに沿って正しいやり方で行うのが基本です。
ただ、1対1で名刺交換する場合と、たとえば上司と同席して複数で行う場合とでは、やり方が違います。上座や下座を意識した順番や、受け取った名刺の置き方も決まっているので、注意しましょう。
新入社員の方やちょっと怪しいなと思う元・新入社員の方、よかったら参考にしてみてくださいね。
名刺交換のやり方
紙の名刺を使って対面で名刺交換を行う場合、基本的に下の立場の人が上の立場の人に名刺を差し出します。下の立場の人とは訪問者もしくはビジネスの受注側を、上の立場の人とは来社された者もしくは発注側を指すので、商談に入る前に自分の立場を確認しておきましょう。
1対1の場合、続いて複数で行う場合を紹介しますので、シーンに応じてご参考にしてください。
1対1で名刺交換
1. 名刺を準備する
応接室に入ったら、すぐに取り出せるよう名刺入れを手元に準備しておきます。
2. 名刺を渡す
下の立場の人から「会社名、所属、役職、〇〇と申します」と名乗りながら、相手が読みやすい方向に名刺を名刺入れの上に置き、両手を添えて差し出します。胸の高さを意識しつつ、相手の名刺より少し下に差し出して謙虚さを表しましょう。
3. 名刺を受け取る
お互いに名乗り終わったら、上の立場の人が名刺に触れるのを待って、下の立場の人も左手だけを離し相手の名刺の左側に手をかけます。相手が片手で名刺を掴んだら右手を離し相手の名刺を両手で持って交換します。
その際「頂戴いたします」と言いながら、名前や役職、社名、ロゴに指がかからないよう名刺を受け取ります。
4. もらった名刺を丁寧に置く
交換した名刺は名刺入れの上に置いたままテーブルに置きます。漢字が難しい場合は、「何とお読みするのでしょうか」と確認しておきましょう。また、名刺の裏面にも情報が記載されている場合があるので、一読しておきます。
下の立場にも関わらず、名刺を出すのが遅れた場合、「申し遅れました」とお詫びの気持ちを示しながら名刺を差し出しましょう。
5. 名刺を切り口に商談を開始する
名刺にはブランドや会社のスローガンも相手の部署・役職とあわせて印刷されている場合があります。「〇〇の方面に力を入れておられるんですね」や「◯◯を担当されてどれくらいですか」など、先方の会社が注力している事業や相手の職務・経験などを会話の糸口にアイスブレイクし、商談に入っていきます。
複数で名刺交換、順番は？
名刺交換の手順は1対1と基本的に同じですが、複数で名刺交換する場合は順番がポイントになります。
下の立場の上司が近づき、上の立場の上司→部下の順に名刺交換。その後、下の立場の部下が名刺交換します。
誰が上司なのか一見わかりづらい場合、部屋の上座＊に座っているのが上司、下座に座っているのが部下となります。
＊上座とは出入り口から遠い席、事務所内にある場合は、事務机から遠い席となります。
上図の場合、上の立場の人（発注側）が1～3、下の立場の人（受注側、訪問側）が4～5に座ります。名刺交換は4から近づき1→2→3、続いて5が近づき1→2→3の順に行います。
上図の場合、名刺交換は下の立場の人（受注側・訪問側）の3から近づき1→2に、続いて4から1→2の順に行います。
また、受け取った名刺は座席の順番通りにテーブルの上に並べます。その際、上司の方の名刺は名刺入れの上に置き、部下の方の名刺はそのまま机の上に置きます。PCや資料などをテーブルに出す際は、名刺に当てないよう、気をつけましょう。
気をつけたいポイント
最後に名刺交換の際に気をつけたいことを挙げておきます。訪問してから焦ることがないよう、事前に確認し、落ち着いて商談にのぞみましょう。
- 人数分の名刺が名刺入れに入っているか
- 汚れや折れのない名刺が入っているか
万一、名刺が切れてしまった場合は、「名刺を切らしておりまして」と丁寧にお詫びし、帰社後に郵送しましょう。
まとめ
ビジネスマナーに沿った名刺交換は基本ですが、名刺の扱い方も案外みられているものです。名刺は相手そのものと考え、丁寧な取り扱いで信頼感の醸成につなげてくださいね。