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2020/10/08(木)

【企業防災】社員が出社できない!災害時の出勤判断・行動基準を確認・周知しておこう

こんにちは。ビーズ株式会社の出穂(いずほ)です。

災害時の被害を最小化する防災と、事業継続の2本柱で取り組む『企業防災』。社員を守りつつ、早期回復を図ることが必要です。

今回は災害により社員が出社できない場合に備え、事前に周知しておくべき出勤の判断基準や行動基準、連絡ツールについて、当社の取り組みをご紹介します。

「うちの会社、どうなってたっけ」と気になる総務担当の方はもちろん、災害時の行動についてあらかじめ確認しておきたいビジネスパーソンの参考になれば幸いです。

通勤中に災害発生!出社、帰宅、どちらを選ぶ?

通勤中に災害が発生した場合、社員はこのまま出社するのか、帰宅するのか、判断に迷いがちです。

なんとかして会社に駆けつけ、業務再開に当たらなければならないのか?それとも自宅に戻り待機するのが望ましいのか?

会社の事業内容や業務によってどちらの対応が望ましいのかを考え、状況に応じた災害時の判断・行動基準を事前に従業員に周知徹底しておく必要があります。

地震で出社できないーー当社の場合

2018年の大阪府北部地震はちょうど朝の通勤ラッシュの時間帯に起こったため、交通網がダウン。当社も社員の半数が出勤できない状況を経験しました。

幸いにも社屋にそれほど被害はなく、停電もなし。無事に出社できた経営陣や近隣に住む従業員がこうした状況を確認するとともに、出勤途中の社員との連絡・対応に当たりました。

その内容はまず、社員自身が、家族の無事や家屋の被害を確認した上で、出社するか、欠勤または有給取得か判断してもらい、出社するとすれば、どのような方法で何時頃出社できるのかーーなど。従業員の安全第一を念頭に通知していきました。

この経験を踏まえて、当社では災害時の判断・行動基準を策定しています。

災害時の出勤判断・行動基準、連絡ツールについて

当社の災害時の判断・行動基準「災害時の業務対応判断について」では、まず安全第一を明記。自身の安全確保や家族・友人等が無事か、家屋・財産の被害状況を確認するよう求めています。

そのうえで、会社に出勤するかどうかの判断基準を挙げ、結果を上司に連絡するよう定めました。勤怠管理上の処理や社員から想定される質問事項についても答える内容となっています。

<判断基準>
・災害の規模
・会社が機能しているかどうか(インターネットがつながる状況であれば、外部からアクセス可能な社内システムの緊急掲示板にて確認)
・交通手段はあるか、所要時間はどれくらいか(リスクを冒して出社する必要はありません)
・担当業務やお取引先様の状況
・本日業務を行うべき必要性・緊急性はあるか等

<勤怠管理>
災害による有給取得や遅刻、電車遅延についても、勤怠管理上どのような扱いになるのか明示しています。

このほか、予想される問い合わせについても記載しました。

<Q&A>
・この判断・行動基準はどれくらいのレベルの災害を想定したものか→全社員が対象となるレベルの地震や台風等の災害です。

・通常は電車だが、自転車で出勤してもよいのか→問題ありません。事前に自転車通勤する旨連絡し、十分に気をつけて出社をお願いします。

・他の社員の出社状況はどのように知るのか→Slackを活用し、状況を判断して、上司や総務課など関係者に連絡します。

・休む場合、有給でなく欠勤でも良いのか→欠勤でも大丈夫です。

連絡ツールについては、電話やメール、Slack、LINEなど、その際通じる手段を利用。遅刻や欠勤の申請については、緊急掲示板でもある社内システム上で行えるので、情報収集・一元管理もしやすくなっています。

まとめ

台風や大雨、地震などの災害発生時に社員が出社するかどうか迷わないよう、当社が定めた判断・行動基準を紹介しました。ただこれも、事前に社員に周知徹底されてこそ。当社では入社研修に取り入れるとともに、社員がいつでも閲覧できるようになっています。

この記事が企業防災時の出社判断や情報共有事例として、総務担当の方はもちろん、ビジネスパーソン一人ひとりの方の気づきや振り返りにつながれば嬉しいです!