カテゴリ: 会社紹介
2020/07/06(月)

電車遅延で遅刻確定! どうすればいい? 会社への連絡手段【例文あり】

みなさまこんにちは。うどんです。
今朝、人身事故の振替輸送による電車の遅延が発生し、もしや遅刻する!?と本気で焦りました。
でもそんなときに、遅刻する旨の連絡の取り方は勤め先によって異なるので、「これって記事のネタになるのでは!!」とひらめいたのです。
ついでに言えばビーズはちょっと特別な方法で行っているのでぜひ知ってほしい!

ということで、今回は今まで勤務していた会社での連絡方法も含めて、電車が止まって遅刻確定といった際、どんな連絡パターンがあるかを紹介していきます。

今、現在進行系で遅延して会社に遅刻しそうなのに、どうやって連絡するのがいいか確認を忘れてたどうしよう!?と焦ってこの記事を見てくださった方であれば、とりあえず上から順にする価値はあると思いますので、ぜひお試しください。

1.電話

私がはじめて勤めていた会社がこの方法であり、多くの会社で使われているのが、報告が確実に伝わって安心な電話での連絡です。
会社の番号にかける場合と、上長の番号にかけて報告、といったパターンがほとんどですが、報告方法を知るだけなら同期に聞いてみる、というのも手ですね。

ちなみにすべての方法においてですが、遅刻する際に伝えるポイントは以下の2つ。

  1. 電車遅延(遅れる理由)で遅刻する。 or 遅刻しそうなこと。
  2. どれくらいで到着見込みであるのか。

これを例文にすると、だいたいこんな感じです↓

「おはようございます。〇〇(あなたのお名前)です。
現在、◯◯線で遅延が発生しており、遅刻いたします。
◯時◯分ごろに到着予定です。
宜しくお願いいたします。」

電話での報告は伝わったことがその場でわかるので安心な一方、乗っている電車が止まってしまった場合、電話をかけることができないため、ほかの方法も合わせて行えるようにはしておきましょう。

2.メール

ビーズでも以前に使われていた手段がメールでの連絡
届いたかどうかがすぐにはわからないため、少し不安になったりするのがたまに傷ですが、メール履歴として残るため、電話がつながらなかった場合はメール、といった会社も多いのではないでしょうか。

3.チャットツール

Slackなどの社内チャットが使われている会社であれば、チャットで連絡するといったことも行われています。
チャットの種類によっては読んでいるかいないかがすぐ表示されますし、何よりもチャットツールの場合はすぐに反応をしやすいので、メールで行うよりもスムーズにやり取りができます。

4.LINE

前職のときはこの方法だったのですが、LINEで報告して遅延を伝えるという方法があります。
余談ですがLINEってスゴイですよね。コミュニケーションSNSであるのに、この方法で連絡を取り合うのがスタンダードになってますし、最近ではメールで報告よりも、LINEで報告といった会社のほうが多い気もします。
ですが仕事とプライベートでのツールとでは差があるため、メールやチャットツールより優先順位を下げさせていただきました。

5.自社システムで報告

当社は以前より勤怠管理を自社システムで運用していたため、スマホでそのまま遅刻連絡&遅刻申請ができるようなしくみを3月に追加制作しました。
なのでスマホで遅刻(やお休み)を報告しています!

って、地味にコレってすごいことだったりしまして。
今までの会社だと、遅延で遅刻といった場合、連絡して~遅延証明書を提出して~遅刻申請を提出して~ってカタチだったのですが、システム化したことで、1回の手間で済んでいるんです!
しかも、遅刻証明書の提出も不要(※)。社内業務のICT化がどんどんと進んでいます。

※インターネット上で遅延証明書を通知している路線に限る。

まとめ

一般的な方法だからその方法で行う、のではなく、働く環境をよくするためにシステム化をする、ってのは、アイデアをカタチにするビーズならではなのかな~と思ったりしています。

また個人的な感想になるのですが、今までの会社で電話での報告を行ってたとき、そもそもあまり電話することに慣れてない人間からすると、誰が出るのかわからない電話自体したくないな~って思ってたんですよね。
そのため、電話で報告しなくていい会社っていいなと思ってたのに、さらに先をいくスマホで全部できちゃう会社で働けるようになるだなんて、なんだか嬉しくてしかたないです。

でも、遅延や休暇の申請が出しやすいからといって、ほかの人に迷惑がかからないよう、遅刻や欠勤をしないよう、自己管理は万全にしていこうと思います。

ちなみに自社システムでなくとも、勤怠管理をソフトウェア会社に制作してもらっている会社であれば、同じようにスマホで申請できるようにしてくれる会社もあるようです。
いいな~と思われた企業の方は、ぜひそういったソフトウェア会社に問い合わせてみてくださいね。