【第11回】時間管理

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(注*2016年4月に別ブログで公開した記事を再掲載したものです。)

こんにちは、ダディーです。

社員それぞれ行う仕事が沢山あり、担当した仕事を次々とこなしていく先輩の姿を見ると、圧倒されます。

新人の私達にも沢山の仕事が待っています。
今ですとメインのサポート研修に加えて、これから先に取り組む展示会の準備や、このブログの作成とやることは沢山です。

私も仕事を完了させるために、毎朝自分の仕事を把握して自分なりにスケジュールを作っていきます。しかし、受け持った仕事をなんとなくスケジュールに並べて実行するだけでは気が付いたら時間が足りなくなり、期限がギリギリになる事も…。
これでは自分が大変になるだけでなく他の人に迷惑をかけてしまう…!
そんな時にすごくタメになる「時間管理」というアドバイスをいただきました。
今日はそんなアドバイスを受けた自分の行動をチラ見せしますっ。

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1日の業務時間である8時間は有効に使わなければなりません。
有効に使うために必要になるポイントは「優先順位」です。

受け持つ仕事にはそれぞれ種類があります。
1.「重要」で「すぐ終わる」仕事
2.「重要」で「時間のかかる」仕事
3.「普通」で「すぐ終わる」仕事
4.「普通」で「時間のかかる」仕事

ここでいう重要な仕事とは、早急に完了させるべき仕事や大切な役割を担った仕事が対象になります。(普通の仕事は今回は急ぎではない仕事のことを指します)

私はこの仕事を
1.「重要」で「すぐ終わる」仕事  < の合間に3.「普通」で「すぐ終わる」仕事
2.「重要」で「時間のかかる」仕事 < の合間に4.「普通」で「時間のかかる」仕事
の順番で完了する努力をしています。

重要な仕事は当然ながら優先して取り組みますが、その仕事中”待ち時間が出来る”ものがあります。例えば、上司に承認を得るまで次の手順に取り掛かれないときなど、この時間、何もできないのでもったいないです…。
この合間の時間、「スキマ時間」に「普通の仕事」を入れています。
私の場合はお客様のご対応をした後、お客様から返事をいただくまでの間などに別のお客様の対応をしたりこのブログを書いています。これによって仕事の手が止まらずに次々と進めることが出来るので、以前より明らかな作業効率のUPを感じることが出来ています。


行う仕事を忘れないように、当社ではTodo管理システムを使っています。
このシステムはシステム課の方々が作ったものなのです、すごい…

更に自分の時間を効率よく使うために、今自分の中で課題にしていることは
「時間を逆算する」ことです。

与えられた時間は限られているので、いくら重要な仕事でも延々と時間をかける訳にはいきません。時間を見て、この仕事は○○分で「答えを出す」。完璧ではなくとも常に終了させることを第一に考えて行動すれば回り道や無駄を削減してシンプルに終わらせますね。
早く身につけられるように日々努力の連続です!

先輩社員に比べるとまだまだなので、早く同じようにこなせるよう頑張っていきたいですね。

皆さんも普段の生活にスキマ時間を見つけて、その時間だけに行う何かを取り組んでみてはいかがでしょう?今のうちに身に着けておくと、将来必ず役に立つと私は感じました