総務チームの大事な仕事、コミュニケーションを活性化させるイベント作り

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こんにちは、人事担当のリカです。
私が所属している総務というチームでは、広報や人事、社員教育、会計等の業務以外に、社内イベントがあります。当社の社内イベントは多い年で5回ほどで、新入社員歓迎会や忘年会とありがちなものから、時には本気の夏祭、松茸BBQ、竣工パーティ等を催すことがあります。
2018年は、竣工パーティ、会社屋上でビアガーデン、卓球大会を企画・開催し、年末には忘年会も検討しています。
こうした催しをする目的は、なんと言ってもコミュニケーション、社員満足度向上です。
会社をより良い方向へ活性化させる意味でも、多くの社員がどういった仕事をしているのか、どんな未来を見据えているのか、そのために今何をしているのか等、普段は仕事で忙しくしていてなかなか聞けなくても、場所や時間が変われば交流を持てることもあります。
そのためにも、社内イベントでは、多くの社員に参加してもらい、社員交流がもてる企画を考えることが重要です。

が、これが案外難しい。
イベント企画・運営で「大成功!」と感じたこともありましたが、一方で「要改善」と反省したことも数限りなくあります。思い返すと、なぜ雨の日に、会社の軒の下でBBQを決行したんだろうとか、提供する食事すべてレンチンやトースターでは無理がありすぎた…等、反省よりもゾッとしてばかりなのですが、これまでの反省を交えて、当社のイベントはこうしてます!こうする!ということをまとめてみました。


1.社内イベント開催日の決定の仕方

開催日の決定は、最も重要なポイントの一つです。月曜、月初、月末等の開催は参加人数が絞られてしまう可能性がある他、一緒にイベントを運営するチームも忙しくなる可能性が大。
少なくとも運営するチームのほとんどが参加できるだろう日をベースに、参加者がもっとも多いだろう日を選定する必要があります。
例えば、三連休前のイベント開催は思い切り?楽しめますが、予定が入っている社員も多く、やはり避けた方が無難。また国内・海外出張が多い月にイベント開催するのはご法度。参加したいのに出来ない…という声もでてきます。また疲労がピークになる繁忙期の開催もより多くの社員が参加という点で疑問があることから、これまで見送った方がいいと思います。
逆に、一段落後に社内イベントをすると「何するんですか」「食事ってどんなの用意するんですか」「手伝うことありますか」と言ってくれる社員も多いので、開催日は忙しさのピークを超えたあたりが狙い目です。
当社の場合は、アンケート形式で「◇月◇日か△月△日のいずれかで社内イベントをしようと思います。参加できる日をすべて◯をつけてください」とインフォメーションし、◯がもっとも多い日を社内イベント日にしています。

2.イベント内容を決める!
イベント日が決まったら、あとは何をするか。アイデアをカタチにするがコーポレートスローガンである当社としては、やっぱり毎回こだわりたいところ。
これまで開催したイベントとテーマでは、このような感じです。
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・夏祭り。チームで模擬店。予算制限もあるけど、それを楽しも!
1チーム4~5名程度編成し、予算を確か5,000円ほど割当て模擬店をしてもらいました。予算制限を設けたことで火がついたのか「BBQ」、ワッフルメーカーでお餅を焼く「モッフル」、「たこ焼き」、「かき氷」、ダンボールを活用して窯から作った「ピッツア」&「燻製チーズ」、予算を無視した役員による「流しそうめん」等、趣向を凝らした食事が振る舞われ、お腹がはちきれそうなくらい食べに食べた思い出が。

(5,000円内の予算の為、牛ではなく手羽ですね)


(燻製チーズはお土産にもぴったりでした)


(本格的なかき氷)


(窯から作り上げたピッツァは美味)


(流しそうめんは意外と楽しい)

(弾き語りあり)

余興チームや司会を立てたことで、だれることなく最後まで楽しめ、参加率は90%近くだった夏祭りイベント。またやってもいいかなぁと思う反面、ルールを掌握している運営サイドの人手不足なことから、この数年しばらくは見送っていますが、復活させたいイベントの一つ。

・松茸BBQ。いただいた松茸をどうにかして公平に分配する方法は、BBQが正解なのか。
ある日、突然、会社宛てに松茸をいただきました。最初は松茸争奪戦として、じゃんけんを考えていましたが、会社にいただいたこともあり、何とかして皆で一口でも食べてもらいたいとBBQをすることに。
「松茸BBQします、18:30~会社駐車場」という簡単なインフォメーションにもかかわらず、松茸というインパクトから、わらわらと社員がBBQ場所に集まってきたのを覚えています。
松茸は当然あっという間に無くなり、匂い香で簡単にBBQ。

(アルミホイルにえのきやエリンギも入れて、松茸当てもしました)

企画も大事だけど、インパクト✕豪華な食材というのは動員力抜群だと感じました。ご参考まで。

・新卒プレゼンツBBQ大会。ゲームで買ったらチームで高級肉が食せます。
とある年。新入社員に「ES(社員満足度)が向上する社内イベントを企画してみましょう」という総務研修を実施しました。「リアル脱出ゲーム-新卒からの挑戦-」や「どきどきっ!社内合コン☆」等、ユーモアかつ今やったらバズれる内容なんじゃと思う企画だったのですが、予算と設備と備品の都合上、「BBQお肉争奪戦」が開催されることに。
参加者を大きく3チームに分け、まずは普通のBBQ。中盤に高級肉の争奪戦と称し、チーム全員参加してボール回しや粘土で作ったものを当て合うゲームを実施。新入社員の仕切りが上手で、賞品(高級肉)を手にしたチームが食べてるところを見せられる苦行も意外と盛り上がっていました。

(ボールを股下から回していくリレー)


(箱の中にある紙粘土。お題に基づき、粘土で作り上げるというゲーム)


(確か、マッドガードを作ったような。全くもって謎)

・竣工パーティ。冬だけど、どうしても皆でうなぎが食べたいから。
新社屋完成を祝う竣工パーティは、総務チームの数名が開催3週間ほど前から、垂れ幕や会場の飾り付け、イベント画像の選定等、すべて手作りするというアットホームなものでした。
竣工パーティでは、テープカット、鏡開きから始まり、10年表彰やビーズのこれまでをスライドにまとめ、社長がビーズの歴史を語る時間を設けたり、チーム分けとしてゲームをしたりと、3時間のパーティに「これでもか」とイベントを詰め込み、記憶に刻まれるものとなりました。


(うなぎ、一番人気)


(大きいケーキはインパクト大!)


(社長、歴史を語るの時間。創業当初の苦労話等、貴重な話が聞けました)

退職した社員が移転のお祝いに訪問してくれたりと、社員の新旧問わず、社内イベントの重要性を感じました。竣工パーティでは、ブッフェスタイルにし、色とりどりのオードブルから温かいうなぎまで!うなぎは秒で無くなりましたが、イベント中の会話はいつまでも続いていました。
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上記のイベントも思い出深い…。
振り返ってみると、盛り上がったイベントには、チーム編成して遊びを入れたことが共通しており、ここに社内イベントの醍醐味があるんじゃないかと思いました。

調べてみると、ワーク・モチベーション研究所の「社内イベントに関するコミュニケーション調査」で、社内イベントの良かった点に
「社員全員が同じ場所に集まったこと」
「参加型で自分たちも一緒に楽しめたこと」
「会社や同僚・上司について知ることができたこと」
があげられ、次いで、食べ物や飲み物、社長の話、演出や企画となっています。
逆に、参加したくない社内イベントのトップには「社員が、自分の手で作り上げる社内イベント」と、企画側としての参画は面倒だと考えているようです。

社内イベントを企画するにあたり、最も大切なのは
・社員が参加しやすいこと
・社員に楽しんでもらえること
この2点。
社内イベントの最たる目的は社員間のコミュニケーションと社員満足度向上です。
外部にお願いしてイベントをやってもらえる有り難い時代ですが、全てお任せするのではなく、やはり社内から企画・運営担当を立て、全体を細かくフォローしていくことに重要性を感じます。
それすら面倒だと考えるならば、コミュニケーションや社員満足度を向上させるのは困難だと思います。

そのため、イベントの成功は企画側にかかっていると言えます。イベントに肯定感のある人に音頭をとってもらえればいいのですが、そうでない人が社内イベントを企画する場合、負荷を掛けすぎないよう配慮が必要になります。社内イベントの目的や狙い等の理解を深めるためにも計画的に進めること、また企画側も楽しめるような隙間時間を設けることが必要です。やらされ感の中で進めていくと、周りから必ず見抜かれますので、イベント成功のためにもベテランのフォロー役をつけ、負荷がかかりすぎないようにコントロールしてもらうのがポイントです。
とはいえ、まず社内イベントをされるのであれば、ムーブメントを起こしてやろうというタイプを軸に展開されることが最もスムーズだと思います。
当社の場合、入社して2ヶ月弱の新入社員5名がBBQ大会を企画・運営し、成功していることから社内イベントの経験値よりも「とにもかくにも、やってやろう」という前向きな気持ちが、案外大事なのかもしれません。

(新卒の視点から今までにないイベント。良い機会となりました)

3.予算VS飲食量
日にちやイベント内容の大筋が決まれば、あとは実行できるかどうか予算と相談です。
当社の場合、「卓球大会やー!」「忘年会じゃーい」という企画から入り、次いで何人集まったから飲食料はこれくらい…だから予算は…という流れです(汗)。
なので、イベント企画してみたはいいけど、予算がぶっ飛びすぎているから調整だ…ということもあります(かかりすぎる費用を削っていくOR代替等で調整)。
ですが、せっかくのイベントなので、削りすぎもよくありません。
会社のイベントにワクワクして来てくれる社員の期待に応えるには、イベント中のゲームは費用はかかけず(費用がないなら知恵を絞ればいい)、その分、飲食にお金を回すように心がけています。

BBQの場合、一般的に一人あたり男性300g、女性200gと言われていますが、平均年齢が30代前半の当社では、男性500g、女性350gで計算。これでも気持ち食事量が足りないので、時間差でできる料理を間に入れる等の工夫をしています。
BBQであれば、BBQ(牛、豚、鶏、野菜)を焼いていて、途中、味に飽きただろう頃合いに
・アヒージョ(鶏、キノコ、野菜、バゲット)
・そうめん(紙コップにいれたそうめん+アボカド+トマト等)
を投入。

(小分けにされた料理があると便利です)

お腹一杯になってきた頃合いを見て、おやつ(マシュマロ、チョコレート、クッキー、アイス)があることをアナウンスしています。
またアルコールは、過去の統計から、一人あたり平均2.8本(350ml)と分かっており、これを元に、ビールやチューハイ、ソフトドリンク等を手配しています。

ここまで計算し、予算を組み、手配をしているのですが、それでも回によっては、食べ物が全然足りなかった!ということも。原因は、参加表明していなかった飛び入りメンバーがいたり、発注した食べ物が想定よりも小さかったり、購入した食材が所在不明になったり(イベントが終わってからひょっこり見つかるというパターン)と様々。料理が少ないのがもっとも満足度が低いと思われるので、参加人数の増減は運営側としてはかなり気を揉むところです。

実は最近、卓球+おでん+焼き鳥大会をしたのですが、仕込んでいた120ほどのおでん種が、20名弱の社員で瞬殺でした。一人あたり4つほどで計算していたのですが、それを伝え漏れていたことで、焼き鳥が完成するまでの約20分ほど、ひもじい?思いをした社員も中にはおり、これには大いに反省。
もし次回同じようなことがあるならば、「おでんは一人4つまで」「焼き鳥の焼き上がり時間、◯時頃」といった張り紙はするだろうし、運営側以外に一緒に調理する社員を増やしたりと、食べる以外に一緒に調理を通じてコミュニケーションを楽しもうと思っています。

ここまで色々書いてみて思いましたが、やはり社内イベントはやっていてとても楽しいです。
普段の職場ではなかなか聞けない話や笑顔が溢れ、会場は時に笑いや熱狂に包まれ、終わった後に「楽しかった!またやってください」なんて言われたら、疲れも吹っ飛びます。
加えて、会社のHPに「◯◯しました」なんて書かれたり。社内イベントって、実は、会社の歴史や文化を作っているんですよね。

総務チームのイベント業務は「なくてもいいけど、あったらいい」という不思議な仕事に見えるかもしれません。が、このイベントがあるからこそ
・社長から直々に話が聞けた!
・気になっていた先輩と交流できた!
・部署移動後の情報交換
・これからのやってみたいについて盛り上がれた
等、職場以外の場で新たな発見があるのではないでしょうか。そして、そこから何かが生まれたら…。社内イベントは、実は本当にすごい場になる可能性だってあるんですよね。
人が喜んで集まる場所を作りたい。そうした気持ちがあれば、失敗はあれども必ずいい文化に繋がると信じ、年数回のイベントをニヤニヤしながら企画しています。


さて、当社では、一緒にモノづくりや企業文化を作る仲間を募集しています。
募集要項をご確認の上、われこそは!という方は、是非、エントリーください。
募集要項
https://www.be-s.co.jp/recruitment/appreq_job